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Descubra dicas de como fazer uma gestão financeira para eventos

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Sabe aquele orçamento que estourou no seu evento? Isso não aconteceria se você tivesse feito um planejamento adequado! Existem muitos motivos para fazer uma gestão financeira para eventos bem calculada e você precisa saber como realizá-la.

O planejamento é o primeiro passo para conseguir alcançar um objetivo, sendo a parte financeira uma das mais importantes. Sem budget adequado, as chances de sucesso são bem mais reduzidas, mas isso não significa que um orçamento menor vai impedi-lo de cumprir as metas.

É nesse contexto que surge a importância do planejamento. Qualquer ação exige o mínimo de cuidado com esse detalhe, e a equipe precisa ficar atenta ao valor disponível para os custos. A fim de realizar a gestão financeira para eventos, é preciso observar alguns pontos. Você sabe quais são eles? Acompanhe.

O que é gestão financeira

O termo diz respeito a todas as estratégias que envolvem captação e uso de recursos econômicos para as ações da empresa, como avaliações, análises e decisões pertinentes. Engloba, assim, as medidas que potencializam os resultados do negócio.

Para ter um bom controle de caixa e capital, é importante saber onde se concentram os investimentos, as despesas financeiras e todas as necessidades da empresa. Custos com funcionários, matéria-prima, energia e tecnologia são alguns dos mais comuns.

Da mesma forma, saber onde captar os recursos também faz parte da gestão. Os clientes são a principal fonte de renda, mas a busca de parcerias para investimentos também é uma opção muito acessível.

Dicas de gestão financeira para eventos

Na gestão financeira para eventos, saber quais são as demandas ajuda a planejar os custos. Alguns planejamentos são focados em festas, enquanto outros reúnem palestrantes e convidados importantes. Como existem eventos de diversas naturezas, as necessidades variam, mas algumas são comuns na maioria dos casos.

Confira a seguir algumas dicas para uma boa gestão do seu evento!

Pré-evento

O pré-evento é o momento certo para realizar o planejamento, que deve começar meses antes da realização e incluir um checklist com todas as necessidades. A gestão do tempo é um elemento-chave para controlar os custos, já que permite realizar mais orçamentos e estratégias para economizar. Antecedência é fundamental!

O pré-evento deve incluir também estabelecimento de preços e estimativa de público, para que você tenha noção dos valores que devem entrar a partir dos ingressos e convites. Além disso, é possível estabelecer datas para a realização de forma controlada e analisada. Evite coincidir com outros eventos que possam tomar o seu público!

Definição de budget

Saber quanto você pode gastar no evento é fundamental para controlar os custos. Não existem regras para se inspirar nessa definição, até porque cada empresa tem um potencial de capital diferente, de acordo com o setor de atuação e o tamanho.

Porém, o valor a ser gasto na execução do planejamento deve estar de acordo com a expectativa de retorno do investimento. Vale lembrar que o lucro é importante, mas nem todo evento tem esse objetivo. Se o foco é ganhar exposição e visibilidade no mercado, o limite do budget terá outras influências.

Divulgação do evento

O marketing também faz parte da gestão financeira para eventos, pois envolve custos. Mais do que isso, também traz retorno, já que é ele que traz o público. A natureza do evento é que vai ditar os custos de divulgação.

Enquanto um casamento ou festa de aniversário exigem apenas convites e disparo de e-mails, eventos corporativos pedem um marketing massivo, sendo necessário pelo menos um site oficial e anúncios. Existem várias ferramentas para executar as estratégias de divulgação, cada uma com seu custo, mas o resultado sempre vale a pena!

Fornecedores e equipe

As cotações para serviços e contratação de equipe não devem ser ignoradas. Verificar os custos é sempre importante para economizar e controlar o budget disponível. Novamente, antecedência é fundamental, pois permite realizar mais orçamentos para os serviços e materiais.

Agora que você está contextualizado sobre a gestão financeira para eventos, poderá se planejar adequadamente na hora de controlar os gastos na execução. Fique atento às etapas do planejamento e boa sorte!

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