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Saiba como escolher um espaço para eventos com estas 8 dicas

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Saber como escolher um espaço para eventos é fundamental para que a produção seja um sucesso. Essa é uma das tarefas mais importantes do planejamento e deve ser feita com muita cautela e com atenção em todos os detalhes.

Pode não parecer, mas a verdade é que a qualidade do local determina o quão interessado e disposto o público estará para comparecer ao evento. Aspectos como o tamanho do espaço e a facilidade de acesso são grandes influenciadores nesse sentido.

Portanto, para evitar que você e os participantes da sua ação tenham que enfrentar transtornos, continue acompanhando este post e confira 5 dicas para escolher um ótimo local!

1. Defina a dimensão do público

O primeiro passo é definir o tamanho que o seu evento terá. Deixe muito claro se o acontecimento será de grande, médio ou pequeno porte; se contará com convites para controlar a entrada ou se haverá uma grande margem de convidados aparecendo de última hora.

Em suma, a locação adequada deve acomodar a quantidade estimada de pessoas sem maiores problemas.

2. Considere a segurança e a acessibilidade

A segurança da região e a acessibilidade são quesitos que não devem ser ignorados. Verifique, por exemplo, se a rua em que a locação se encontra é segura, se possui boa iluminação, movimentação, postos policiais nas redondezas etc. Também é essencial conferir se existem saídas de emergência.

Além disso, tenha certeza de que os convidados conseguirão chegar ao lugar facilmente. Há pontos de táxis próximos? Paradas de ônibus? Os participantes poderão chegar a pé, caso queiram? São questões indispensáveis na hora de fazer a escolha do espaço para um evento.

3. Fique atento ao alvará de funcionamento

Para entender como escolher um espaço para eventos, também precisa dar atenção ao alvará de funcionamento. Imagine que desagradável ter que cancelar todo o projeto em cima da hora por que o local não estava autorizado a realizá-lo.

Dessa forma, não deixe para depois e confira o quanto antes se todas as documentações do local estão em dia. Converse com o dono, peça para ver os certificados e, se for preciso, ligue para a prefeitura. Esse cuidado é indispensável para qualquer produção.

4. Dê importância às boas condições sanitárias

Um local bem higienizado e com boas condições sanitárias faz toda a diferença para o sucesso do evento. O número e a qualidade das atrações não serão suficientes para agradar o publico, caso o espaço não forneça banheiros bem equipados, por exemplo.

Esse é um fator que influencia negativamente no conforto e comodidade dos convidados, o que pode resultar em uma percepção negativa do evento.

5. Analise a acústica do espaço

Por fim, mas igualmente relevante, está a capacidade de o espaço acomodar atrações sonoras. Caso você pretenda contratar bandas e DJ’s para entreter os convidados, precisa ter certeza de que a casa possui a estrutura necessária para isso, como isolamento acústico. Principalmente se o espaço está localizado próximo a residências.

Ainda, verifique quais são condições de instalação. Na hora de produzir o evento, você perceberá a economia de tempo que essa checagem trará. Isso porque, um local que fornece as condições adequadas para montagem e desmontagem de equipamentos, poupa os organizadores de responsabilidades excessivas que podem prejudicar o andamento do projeto.

6. Estude os recursos oferecidos

Para montar um evento focado em conteúdo de qualidade, se torna fundamental contar com um espaço moderno que tenha disponibilidade de equipamentos. O seu palestrante ou convidado principal vai precisar de alguns recursos no momento de interagir com a plateia ou chamar a atenção a temática do projeto.

Dessa maneira, visite o local com antecedência para conhecer tudo o que fica disponível ao contratante em relação aos aparelhos eletrônicos. Questione sobre o funcionamento e o alcance da rede de Wi-Fi, número de tomadas, sinal de celular, projetores e computadores.

Assim, caso a produção tenha que lidar com imprevistos, fica muito mais fácil saber como resolver a partir das facilidades disponíveis. Outro ponto indispensável durante a busca pelo espaço ideal é verificar a possibilidade de contar com um técnico do local durante o evento para que ele possa conectar tudo rapidamente sem deixar espaços no cronograma de atividades.

7. Tenha um espaço para produção

Independentemente do tamanho do seu evento, contar com um espaço para produção faz muita diferença no andamento do trabalho. O motivo é que você vai precisar de um ambiente reservado para conversar com a equipe, delegar funções, organizar equipamentos e até mesmo descansar em alguns momentos.

Tendo isso em mente, priorize opções que ofereçam salas específicas para o preparo da produção com conforto. Sem contar também que essa medida ajuda a conhecer melhor as características estruturais do local para definir as melhores estratégias em relação à experiência positiva do público.

8. Tenha atenção com os contratos

Com a correria das produções, muitos profissionais acabam se esquecendo de ter cuidado com questões burocráticas, como as cláusulas dos contratos. Por isso, pesquise com antecedência os comentários sobre o prestador de serviço, sua reputação no mercado e as tratativas em relação a cancelamentos ou outros imprevistos.

Antes de assinar qualquer coisa, sempre pergunte qual a política da empresa caso o serviço contratado não possa comparecer no dia marcado. Afinal de contas, contratar outra empresa de última hora costuma custar o dobro do preço e você precisa se preparar com uma reserva adequada diante de todas as possibilidades.

Além disso, fique de olho também nos horários conforme a logística dos fornecedores. É preciso que o local escolhido ofereça disponibilidade para montagem e desmontagem do evento dentro do mesmo pacote de aluguel.

Decoração e mobiliário

Uma situação que costuma causar muitas dúvidas é a decoração do local contratado. Pergunte sempre se o serviço incluí mobiliário e os outros acessórios necessários. Dessa forma, fica mais simples ter uma boa noção se o preço cobrado é justo ou se pode haver negociações.

Caso seja necessário contratar decoração, saiba que o responsável pelo local precisa colocar em contrato quais são as regras nesse quesito. Para direcionar o trabalho de sua equipe da melhor maneira, todos devem saber o que acontece se algum objeto quebrar, se será necessário deixar tudo organizado como foi encontrado e o limite de horário para montagem e desmontagem.

Pronto! Agora você já sabe como escolher espaço para eventos. O mais importante, em uma situação como essa, é buscar um local que seja adequado à especificidade do seu projeto. Com isso, a experiência na visão do público será muito positiva. Sem contar que esse tipo de decisão também precisa ser relevante ao branding da empresa.

E agora que você já sabe o que fazer, conheça o ExC Rio, o novo espaço de eventos na zona sul do RJ.

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